Medarbeider­samtalen
– Sørg for å møte godt forberedt
AV Magnhild Freuchen /FOTO: Hanna Hoel Røen og Anne Lise Norheim
Medarbeidersamtalen er en mulighet til å sette av tid til å reflektere rundt egen utvikling, sette seg mål, og få innspill og tilbakemelding fra sin leder, forteller eksperten.
Jevn sjekk
– Det vil også være en mulighet for arbeidsgiver eller leder å få tilbakemelding fra arbeidstaker på hva som fungerer bra og hva man eventuelt bør justere på, sier Kathrine Dysvik, Seniorkonsulent og HR-spesialist i Bjørnson Organisasjonspsykologene.
For mange kan medarbeidersamtalen være en god mulighet for å få til en god samtale og innsjekk med medarbeider, hvor en også kan snakke om tema som man gjerne ikke har på agendaen i andre møter, påpeker hun.
– Det er mange fordeler og viktig å gjennomføre medarbeidersamtaler, men også viktig å huske på at oppfølging av medarbeidere bør gjøres mer enn en gang i året. Det vil si at det er lagt til rette for 1 til 1 samtaler gjennom året, hvor man får anledning til å sjekke inn med hverandre, oppfordrer Dysvik.
Hun får støtte av Elfi Fei-Yin Peniche Andersen, universitetslektor ved Universitetet i Agder.
– Medarbeidersamtalen kan sammenlignes med en årlig sjekk av både bil og fører, der man ser på veien som har blitt kjørt, kartet for veien videre, og sørger for at både bil og fører er i god stand til å håndtere den.
(FOTO av Elfi Fei-Yin Peniche Andersen: Hanna Hoel Røen)
Den er i følge Andersen et verktøy for å skape et felles språk, kartlegge og utnytte medarbeiderens kompetanse, utvikle og styrke samarbeidet mellom leder og medarbeider, og bidra til økt motivasjon og engasjement.
– En godt gjennomført medarbeidersamtale legger grunnlaget for åpen dialog og involvering, i tillegg til å gi medarbeideren en følelse av å bli genuint sett og hørt av lederen sin, forteller Andersen.
Forventninger og formål
Hun forklarer at det ikke er obligatorisk å delta i medarbeidersamtaler, men at det er viktig å finne ut hvorfor en ansatt eventuelt ikke ønsker å delta. Årsaker kan være at de har negative erfaringer fra tidligere samtaler, eller at de kanskje ikke ser et formål med samtalen.
– Jeg anbefaler å ta en prat med den ansatte for å finne ut av årsaken, og i det minste forsøke å få til en uformell samtale om den ansattes planer og tanker for den kommende perioden.
– Om man lykkes med dette, vil det være enklere å invitere til en samtale om hvordan man kan oppnå målene, sier Andersen.
Det er i følge universitetslektoren en fordel at både leder og ansatt får mulighet til å forberede seg godt før samtalen, og hun anbefaler at man blir enige om et tidspunkt 2-3 uker frem i tid.
– På forhånd bør lederen ha fått tydelige retningslinjer når det kommer til hva virksomheten forventer å oppnå med samtalen. På samme måte bør den ansatte få informasjon om hva som er formålet med samtalen, og gjerne få tilsendt spørsmål som skal gjennomgås, forklarer Andersen.
– Jeg anbefaler at du som ansatt tenker grundig gjennom din arbeidssituasjon, dine mål og ønsker for fremtiden, og om det er noe utover agendaen som du ønsker å ta opp, forteller hun videre.
Relasjon og tillit
En medarbeidersamtale vil ofte være preget av den relasjonen man har bygget opp, beskriver Dysvik. Ofte vil det kunne være nyttig at deler av det som det snakkes om i samtalen blir tatt videre, og dette kan eksempelvis gjelde behov for kursing og et ønske om å utvikle seg videre.
– Siden tillit er så viktig for relasjonen, er det nyttig at leder er tydelig på hva som eventuelt vil bli tatt videre, og at det sjekkes med den ansatte at dette føles i orden, sier Dysvik.
– I noen tilfeller kan det komme opp tema som kan være i brudd med arbeidsmiljøloven, og da har man som arbeidsgiver plikt til å ta tak i utfordringene. I slike tilfeller er det også viktig at man er tydelig på hvordan informasjonen vil bli behandlet videre i organisasjonen, forteller hun.
Mens noen medarbeidere synes det er komfortabelt å møtes for å snakke om disse temaene, kan andre synes det er litt utfordrende, påpeker Dysvik.
– Her igjen spiller relasjonen mellom leder og ansatte inn, samtidig som vi ser at organisasjoner som har en god kultur for tilbakemelding, og er klar på forventninger, ofte kan unngå at det kommer noen «overraskelser» i disse samtalene, sier hun.
(FOTO av Kathrine Dysvik: Anne Lise Norheim)
Møt forberedt
Dysvik forteller at det ofte finnes en struktur på medarbeidersamtalene, og gjerne et system hvor man i forkant av samtaler kan legge inn de tanker man måtte ha. Om det ikke finnes en slik struktur, kan det være en god idé å sjekke inn med leder hva man eventuelt skal forberede seg på, og hvilke forventninger leder har til samtalen.
– Tenk gjerne i gjennom hvordan du trives med den jobben du har i dag. For noen er det en god match å fortsette i rollen man har, men for andre er det gjerne behov for å snakke om nye muligheter i organisasjonen.
Selv om man forbereder seg, så er det ikke slik at man kan forutsi hvordan samtalen vil gå, hva den andre vil si eller hvordan den andre vil reagere, forteller Dysvik. Hun mener likevel de fleste kan ha nytte av å bruke litt tid i forkant av medarbeidersamtalen til å tenke over hva man selv ønsker å få ut av samtalen.
– Vi anbefaler at du gjerne har litt «luft» i kalenderen før du går inn i møtet, slik at du får koplet deg på hva som er viktig for deg i samtalen. Om du ønsker å ta opp et tema som du synes er litt vanskelig, så kan det være lurt å gjøre dette i starten av samtalen.
– Da kan det være lettere for leder å kople seg på behovet du har for å få sagt dette, og gjerne legge til rette for at du får tatt det opp i starten av møtet, råder Dysvik.
Tips:
- Still forberedt. Dette gjelder både for leder og medarbeider, slik at det blir en god samtale.
- Dersom det er noe som er litt vanskelig å si finnes det flere verktøy for hvordan man kan forberede seg (for eksempel KNOPP).
- Avtal oppfølgingsmøter slik at man får tatt en innsjekk i løpet av året også. Her er det fint å benytte anledningen til en forventningsavklaring dere imellom for hvilke behov det er for oppfølging og tilbakemelding.
- Samtalen skal være en positiv og konstruktiv opplevelse for begge parter. Sikre at rommet er fritt for forstyrrelser. Begynn med en uformell dialog, har dere noe til felles dere kan prate litt løst om for å mykne opp stemningen?
- Unngå generelle tilbakemeldinger som «du er flink» og «jeg er fornøyd». Hvilke spesifikke arbeidsoppgaver har blitt gjennomført på en god måte, i hvilke prosjekter ble det levert bedre enn forventet, på hvilken måte har den ansatte/lederen tilført arbeidsmiljøet noe positivt?
- Vær nysgjerrig på den andres tilbakemelding. Som regel vil det være noe sannhet i tilbakemeldingen som gis. Dersom man klarer å være nysgjerrig og eventuelt be om konkrete eksempler, kan det være lettere å ta imot tilbakemeldingen.
- Ta opp de temaene du er opptatt av, tør å dele din opplevelse av situasjonen. Vær tydelig dersom et ønske eller krav ikke kan innfris, unngå få gi falske forhåpninger.
- Vær konstruktiv og konkret, og hold deg til saken. Er det kritikk av mer alvorlig karakter bør dette kanskje tas opp i en annen arena enn medarbeidersamtalen.
- Dokumenter det dere blir enige om av mål, behov for kursing, oppfølgingssamtale og lignende.
