On- og offboarding av ansatte

Start allerede før den ansatte begynner i jobben, råder eksperten.

AV Manghild Freuchen / Foto: Torbjørn Brovold

– Onboarding kan på norsk beskrives om introduksjon av nyansatte. Forskning viser at det kan ta 10-12 måneder fra en nyansatt starter i virksomheten til vedkommende er fullt selvgående og føler
seg som en del av virksomheten, sier Ole I. Iversen, førsteamanuensis II ved institutt for ledelse og organisasjon ved BI.

Han påpeker at det er viktig at dette skjer så raskt som mulig ved å hjelpe den nyansatte gjennom denne prosessen på en god måte. Dersom man lykkes med å få vedkommende om bord raskere, vil det være mange penger å spare.

– Det aller verste er jo nyansatte som blir tatt dårlig imot og som slutter før det har gått ett år. Det koster mange penger. Offboarding dreier seg i følge Iversen om å avslutte arbeidsforholdet på en profesjonell måte: Du vil gjerne at de som slutter forlater arbeidsplassen med et godt inntrykk og omtaler deg positivt, kanskje anbefaler deg som arbeidsgiver til andre. – Og hvem vet, kanskje søker seg tilbake i en ny stilling senere, sier Iversen.

Start tidlig
Egentlig starter onboarding prosessen allerede når den nyansatte sier opp sin foregående jobb, forteller Iversen. I oppsigelsestiden opplever mange å bli fratatt oppgaver og ansvar og kanskje bli utestengt fra en del arenaer.

– Det er derfor viktig at ny arbeidsgiver også følger opp den nyansatte i denne perioden. Mange kaller denne fasen for pre-boarding.

Her kan man kontakte vedkommende fra tid til annen, og høre hvordan det går, råder Iversen. Man kan oversende informasjon og så videre, kanskje invitere vedkommende på en lunsj hvis det er mulig og avklare innkjøp av mobiltelefon og PC dersom det er aktuelt.

– Videre er det viktig at alt det praktiske er klart på første arbeidsdag. Det innebærer e-postadresse, tilgang til datasystemer, kontorplass og så videre, sier Iversen.

Han anbefaler at det de første to ukene legges opp til et forholdsvis detaljert program for den nyansatte: Hva trenger den nyansatte å lære av rutiner, prosedyrer og administrative prosesser?
Hvem kan overføre denne kunnskapen? Hvilke personer er det viktig at den nyansatte blir kjent med? På hvilke arenaer, både interne og eksterne, er det viktig at den nyansatte blir introdusert?

– Ofte er det fornuftig at den nyansatte har en fadder, eller mentor, som kan veilede den nyansatte og som den nyansatte kan sparre med. Dette bør ikke være vedkommendes leder.

– Et onboarding-program bør strekke seg over flere måneder, men blir mindre detaljert ettersom tiden går. Man bør også ha samtaler med den nyansatte underveis og eventuelt justere programmet hvis det er behov for det, forteller Iversen.

Ikke minst er det viktig å involvere den nyansatte i det sosiale fellesskapet på jobben, og her er det både formelle og uformelle grupper den nyansatte bør inkluderes i, fremhever han. Eksempelvis kan
man la den nyansatte delta som observatør i en del sammenhenger.

– La den nyansatte jobbe sammen med en erfaren kollega i en periode, og pass på å involvere den nyansatte i både faglige og sosiale fora. Det er avgjørende at den nyansatte føler seg som en del av «familien», forteller Iversen, og legger til:

– En profesjonell start og avslutning av et arbeidsforhold har definitivt betydning på virksomhetens omdømme. Det er en del arbeidsgivere som har opprettet et alumni og holder kontakt med tidligere ansatte gjennom å informere dem og invitere dem til enkelte arrangementer og lignende.

Samhandling og informasjonsutveksling

Manglende ferdigheter eller kritiske kompetanser avdekket i seleksjonen må kompenseres gjennom onboardingprosessen, forteller Helene Tronstad Moe, førsteamanuensis i organisasjonspsykologi ved Høyskolen Kristiania.

På samme måte bør kandidatens interesser, ressurser og erfaringer som kan bidra positivt til organisasjonens utvikling aktivt benyttes i virksomhetens kompetanseheving i onboardingprosessen.

– En gjensidig og symmetrisk onboardingsprosess med utstrakt interaksjon og informasjonsutveksling mellom den nyansatte og virksomheten, vil kunne bidra til refortolkning av stilling og innovasjon, sier Tronstad Moe.

Hun påpeker at en mislykket onboardingprosess i verste fall kan bidra til at «drømme-kandidaten» som ansettes, blir mindre motivert av den mangelfulle onboardingsprosessen på den nye arbeidsplassen.

Dersom virksomheten eksempelvis har en egen HR-avdeling, vil ansvaret for de to prosessene kunne ivaretas av HR, i følge Tronstad Moe.

– Det er avgjørende for både trivsel, arbeidsmiljø og produktivitet at både onboarding og offboarding gjennomføres på en profesjonell måte. Da er det viktig å stille seg spørsmålene: Hvordan få nyansatte til å trives og produsere, og hva gjør at ansatte velger å forlate virksomheten?

Tips

Tydelig ansvarsfordeling: Sørg for at noen spesifikke har ansvaret for at prosessene gjennomføres.
Tydelige rollefordeling: Hvem gjør hva? Eksempelvis bør lederen delta i onboarding, men vanligvis ikke i offboarding.
Benytt gode rollemodeller i onboarding!
Sørg for tilstrekkelig opplæring som del av onboarding.

Husk at profesjonell offboarding kan bidra til at dyktige ansatte som velger å slutte skal få lyst til å vende tilbake til virksomheten etter at de har tilegnet seg nyttig kompetanse hos konkurrentene.