Avdelingsdirektør dokumentasjons­forvaltning  

Vi søker en engasjert og framtidsrettet leder som vil være sentral i å forme fremtidens arkiv og dokumentasjonsforvaltning for Statsbygg. Seksjon for dokumentasjonsforvaltning har ansvar for dokumenthåndtering, arkivstyring og dokumentasjonsforvaltning, samt for å tilrettelegge for god dokumentfangst og sikre at Statsbygg etterlever arkivloven med forskrifter.

Som avdelingsdirektør for dokumentasjonsforvaltning får du lede et fagområde i endring der tradisjon møter teknologi. Du vil ha en sentral rolle i å sikre at Statsbygg forvalter samfunnets dokumentasjon i tråd med lovverk, samtidig som vi utvikler moderne og brukervennlige digitale løsninger.

Statsbygg benytter i dag Elements som sakarkivløsning og har mange fagsystemer med integrasjon både med og uten automatisk arkivering. Vi har anskaffet Asta som teknisk løsning for mediekonvertering og langtidslagring av dokumentasjon. I tillegg har vi forvaltning av tegningsarkiv og fotoarkiv i egne fagsystemer. Seksjonen er i gang med å utarbeide en ny arkivarkitektur og ny bevarings-, kassasjons- og langtidsoppbevaringsplan, samt har et nyoppstartet mediekonverteringsprosjekt som har som mål å digitalisere Statsbyggs analoge arkiver. På sikt vil Statsbygg erstatte dagens arkivløsning, og utforske mulighetsrommet ny arkivlov med forskrifter gir. Denne stillingen gir en unik mulighet til å lede denne reisen og påvirke hvordan Statsbygg forvalter og bevarer samfunnets viktige dokumentasjon i fremtiden.

Arbeidsoppgaver

• Lede seksjonen strategisk, faglig og operativt. Du vil ha personal- budsjett og resultatansvar
• Videreutvikle dokumentasjons- og arkivforvaltning i Statsbygg
• Øke virksomhetens forståelse for hva som er god og effektiv dokumentasjonsforvaltning, samt sikre nødvendig opplæring og brukerstøtte
• Arbeide aktivt og målrettet for å sikre gode arbeidsprosesser og saksflyt
• Systemansvar for sak- og arkivsystem, samt også tegningsarkivet
• Følge opp digitaliseringen av gjenværende papirarkiv
• Ansvar for å ivareta etterlevelse av ny arkivlov med forskrifter

Kvalifikasjoner

• Høyere utdanning på masternivå innen relevante fag. For kandidater med særlig relevant erfaring kan utdanning på bachelornivå vurderes
• Dokumenterbar ledererfaring fra tilsvarende rolle, med personal- og resultatansvar, helst i offentlig virksomhet
• Erfaring med å utvikle rammeverk, metodikk, strategier eller lignende innen fagområdet
• Oppdatert kunnskap om lovverket som regulerer arkiv, dokumentforvaltning og saksbehandling, og du må være oppdatert på NOARK
• Erfaring fra systemutvikling og integrasjoner innen arkiv- og dokumenthåndteringssystem/saksbehandling vil være en fordel
• Kjennskap til FDV-dokumentasjon vil være en fordel
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
• Stillingen har krav om sikkerhetsklarering og autorisasjon på nivå HEMMELIG jf. sikkerhetsloven § 8-2
  

Personlige egenskaper

Vi ser etter en leder som skaper resultater gjennom andre og får mennesker til å jobbe mot felles mål. Du er faglig engasjert, jobber strukturert og har solid gjennomføringsevne. Du formidler komplekse budskap på en tydelig og forståelig måte, og evner å skape felles retning og engasjement. Som en trygg og robust leder møter du utfordringer med ro, pågangsmot og løsningsorientert tenkning.

Vi tilbyr

• Spennende lederstilling for en seksjon på for tiden 15 medarbeidere. Stillingen rapporterer til direktør for økonomi og virksomhetsstyring
• Givende oppgaver i en organisasjon med et viktig samfunnsoppdrag
• Gode faglige og personlige utviklingsmuligheter i et godt arbeidsmiljø
• Gode pensjons-, forsikrings- og låneordninger i Statens pensjonskasse
• Stillingen lønnes som avdelingsdirektør fra kr 1 100 000,- til kr 1 250 000-, avhengig av erfaring og kvalifikasjoner

Statsbygg samarbeider med Semac for bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater. Bakgrunnssjekken blir utført etter samtykke fra deg som søker og innebærer at vi verifiserer CV og annen søknadsdokumentasjon i forbindelse med ansettelsen.